Peppol-ID: Was es ist und wie man den richtigen Identifikationstyp wählt

Ab dem 1. Januar 2026, die elektronische Rechnungsstellung wird verpflichtend werden für alle belgischen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen tätigen. Je näher dieses Datum rückt, desto größer wird das Bedürfnis nach klaren Informationen darüber, wie Peppol genau funktioniert. Eine der am häufigsten gestellten Fragen dreht sich um die Peppol-ID, die digitale Adresse, die bestimmt, wohin Ihre E-Rechnungen gesendet werden und von wo sie empfangen werden.

Was ist eine Peppol-ID?

Eine Peppol-ID ist eine eindeutige Adresse innerhalb des Peppol-Netzwerks. Sie fungiert als digitaler Erkennungspunkt, der Ihre Organisation beim Austausch von E-Rechnungen und anderen elektronischen Dokumenten identifiziert. Vergleichen Sie sie mit einer Telefonnummer, die sicherstellt, dass Ihre Rechnung stets den richtigen Empfänger erreicht.

Wie ist eine Peppol-ID aufgebaut?

Jede Peppol-ID folgt derselben internationalen Struktur. Die vollständige Kennung besteht aus drei Teilen.

Beispiel Peppol-ID für Banqup SA: Iso6523 Akteur-ID upis::0208:0649860804

• iso6523 actorid upis: Bezieht sich auf das international verwendete Schema zur Identifikation von Organisationen. Innerhalb von Peppol ist dies der Standard und wird daher in vielen Oberflächen häufig nicht separat angezeigt.

• 0208: Gibt den Code an, der die Art der Registrierungsnummer kennzeichnet, auf der die Identifizierung basiert. Dieser Code unterscheidet sich je nach Art, wie zum Beispiel der Unternehmensnummer, der USt-IdNr., der GLN oder der DUNS.

• 0649860804: Ist die eigentliche Nummer, die Ihre Organisation eindeutig identifiziert. Im Beispiel ist dies eine belgische Unternehmensnummer.

Verfügbare Peppol-ID-Typen in Belgien

Peppol erlaubt nur offizielle Identifikationssysteme. In Belgien muss jedes Unternehmen obligatorisch mit seiner Firmennummer. Andere Identifikationsarten sind optional und werden für spezifische Prozesse oder interne Weiterleitung verwendet.

Die Handelsregisternummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bleiben in den meisten Situationen die Standardwahl. Dennoch kann ein zusätzlicher Identifikator nützlich sein. Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder komplexen Strukturen verwenden insbesondere manchmal zusätzliche Arten, um Rechnungen intern besser zu verteilen.

Peppol-ID, die mit einer GLN-Nummer verknüpft ist

Eine GLN-Nummer, oder Global Location Number, wird international von GS1 verwaltet. Sie bietet eine bequeme Möglichkeit, verschiedene Standorte oder Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zu unterscheiden. Große Organisationen verwenden GLN häufig, um Rechnungen automatisch an das richtige Team zu senden, etwa an Lagerhäuser, Finanzabteilungen oder bestimmte Lieferpunkte.

Peppol-ID verknüpft mit einer DUNS-Nummer

Die DUNS-Nummer ist ein weltweit anerkanntes Identifikationssystem von Dun and Bradstreet. Sie ändert sich nicht, wenn ein Unternehmen fusioniert oder seinen Namen ändert, was sie besonders stabil macht. Dieser Typ wird innerhalb von Peppol weniger verwendet, kann aber für Unternehmen nützlich sein, die international tätig sind oder häufig ihre Rechtsform ändern.

Peppol-ID, das mit einer IBAN-Nummer verknüpft ist

Eine IBAN bietet eine eindeutige Identifikation, die mit einem Bankkonto verknüpft ist. Obwohl dieser Typ korrekt und international anwendbar ist, wird er in der Praxis weniger genutzt. Für die meisten Unternehmen sind die Unternehmensnummer und die Umsatzsteuernummer logischer und einfacher zu verwalten.

Brauchen Sie Rat bei der Wahl der richtigen Peppol-ID?

Möchten Sie wissen, welcher Identifikationstyp für Ihre Organisation am besten geeignet ist, oder haben Sie zusätzliche Fragen zur E-Rechnungspflicht in Belgien? Zögern Sie nicht, kontaktieren Sie unser Team. Wir helfen Ihnen gerne mit klaren Ratschlägen und Anleitungen für Ihre Peppol-Registrierung.