Die Bedeutung der Digitalisierung. Wie "DOJUS agro" das Rechnungsmanagement transformiert hat.

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt greifen Unternehmen zunehmend auf digitale Lösungen zurück, um alle Aspekte ihres Betriebs zu optimieren, einschließlich Rechnungsmanagement und Archivierung. Traditionelle Methoden werden für viele Unternehmen, insbesondere solche, die mit einer großen Anzahl von Produkt- und Ausgabenrechnungen umgehen, zunehmend veraltet und ineffizient. Dies betrifft insbesondere Distributoren, Servicezentren, Verkäufer von Automobil- und Landmaschinen sowie Elektroniklieferanten, die häufig mit zahlreichen Lieferanten und unterschiedlichen Dokumentenformaten umgehen. Diese Rechnungen enthalten oft umfangreiche Produktdaten, die manuell erfasst werden müssen.

Ein Unternehmen, das diese Herausforderungen erfolgreich gemeistert hat, ist "DOJUS Agro", ein Anbieter von landwirtschaftlichen und forstwirtschaftlichen Geräten, Ersatzteilen und Dienstleistungen. Dieser Artikel untersucht ihren Weg hin zum digitalen Rechnungsmanagement und hebt wertvolle Lektionen hervor, die sie im Laufe des Prozesses gelernt haben.

Die Reise von "DOJUS Agro" zur digitalen Transformation

Bevor sie ihre digitale Transformation beginnen, "DOJUS AgroDas Unternehmen sah sich mit erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung eines großen Volumens an Rechnungen konfrontiert. Mit zahlreichen Lieferanten in verschiedenen Ländern verarbeitete das Unternehmen jeden Monat mehrere tausend Produkt- und Ausgabenrechnungen. Die meisten dieser Rechnungen wurden im PDF- oder Papierformat erhalten, was eine manuelle Erfassung in Systeme und physische Archivierung erforderte. Dieser arbeitsintensive Prozess war zeitaufwändig, fehleranfällig, erhöhte die Betriebskosten und erschwerte die Effizienzsteigerung.

Um diese Probleme anzugehen, hat "DOJUS Agro" eine Partnerschaft mit "Unifiedpost" (jetzt Banqup) geschlossen, um einen umfassenden Ansatz für ihren Rechnungsverarbeitungsworkflow zu entwickeln.

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Eine umfassende Digitalisierungslösung für Rechnungen

"Banqup" hat eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, um den spezifischen Anforderungen von "DOJUS Agro" gerecht zu werden.

• EDI (Elektronischer Datenaustausch). Lieferanten, die in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden, wurden in das EDI-System integriert, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten und den Bedarf an manueller Dateneingabe zu reduzieren - besonders wichtig für die Verwaltung von Produktrechnungen.

• Konvertierungsdienste. Für Lieferanten, die Rechnungen in nicht standardisierten Formaten senden, bot "Banqup" Konvertierungsdienste an, die Dokumente in Formate umwandelten, die mit den Systemen von "DOJUS Agro" kompatibel sind.

• Digitalisierungsdienstleistungen. Rechnungen, die nur im PDF-Format vorlagen, wurden im "Banqup"-Zentrum digitalisiert, um sicherzustellen, dass sie wie echte elektronische Rechnungen verarbeitet wurden.

• Digitales Archivieren. Alle Rechnungen, unabhängig vom Format, wurden in einem einheitlichen digitalen Speichersystem archiviert, sodass Mitarbeiter oder Prüfer jedes Dokument schnell anhand von Kriterien wie Lieferant, Datum oder Rechnungsnummer abrufen können.

• Kaufrechnungsverwaltungssystem. Dieses System wurde implementiert, um Ausgabenrechnungen zu verwalten, den Genehmigungsprozess zu automatisieren und die Kosten entsprechend zu verteilen.

Dieser ganzheitliche Ansatz ermöglichte es "DOJUS Agro", manuelle Prozesse erheblich zu reduzieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.

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Herausforderungen und Lösungen im Digitalisierungsprozess

Wie bei jeder größeren Veränderung gab es auch bei der Umstellung auf digitale Rechnungen Herausforderungen. Eine der Hauptaufgaben bestand darin, Lieferanten davon zu überzeugen, die elektronische Rechnungsstellung zu übernehmen. "DOJUS Agro" stieß auf Widerstand von einigen Lieferanten, die an traditionelle Rechnungspraktiken gewöhnt waren. Um dies zu überwinden, arbeiteten sie eng mit den Lieferanten zusammen, erklärten die Vorteile des Prozesses für beide Seiten und boten Schulungen und Beratung an, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Intern gab es auch Herausforderungen. Mitarbeiter, die an manuelle Prozesse gewöhnt waren, benötigten Zeit und Unterstützung, um sich an die neuen Systeme anzupassen. Zunächst testete eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitern das neue System, erkundete seine Möglichkeiten und teilte nach Validierung des Prozesses ihr Fachwissen mit anderen Kollegen. "Banqup" und "DOJUS Agro" boten auch umfangreiche Schulungen an und überwachten den Übergang, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen.

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Die Vorteile des digitalen Rechnungsmanagements

Trotz dieser Herausforderungen hat "DOJUS Agro" bereits erhebliche Vorteile durch die Digitalisierung festgestellt. Laut Renata Narbutaitė-Bujavičienė, der Finanzchefin des Unternehmens, werden 99% der Ausgabenrechnungen jetzt digital verwaltet. Darüber hinaus werden etwa 75% der Produktrechnungen von Hauptlieferanten über das EDI-System empfangen. Dies hat zu einer erheblichen Reduzierung der Dokumentenverarbeitungszeit und -fehler geführt, was zu Kosteneinsparungen und verbesserten Lieferantenbeziehungen geführt hat.

Darüber hinaus hat das digitale Archiv den Bedarf an physischem Speicherplatz reduziert und wertvollen Büroraum und Ressourcen freigesetzt.

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Lektionen gelernt und zukünftige Pläne

Im Laufe ihrer Digitalisierungsreise hat "DOJUS Agro" mehrere wichtige Lektionen gelernt und geteilt. Einer der wichtigsten Punkte ist die Bedeutung der Einbindung von Interessengruppen sowohl intern als auch extern. Indem alle am Prozess beteiligt werden und die notwendige Unterstützung und Schulung erhalten, können Unternehmen Herausforderungen bewältigen und einen erfolgreichen Übergang sicherstellen.

Die Transformation bei "DOJUS Agro" ist noch im Gange, und das Unternehmen plant, nach und nach mehr seiner regulären Lieferanten in das System zu integrieren. Ihr Ziel ist es, mindestens 95% der Lagerkaufrechnungen mit den Lösungen von "Banqup" zu verarbeiten.

Mit Blick in die Zukunft beabsichtigt "DOJUS Agro", ihre Prozesse weiter zu optimieren, neue Technologien und Methoden zu erkunden, um den Betrieb weiter zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Die Erfahrung von "DOJUS Agro" unterstreicht die wachsende Bedeutung digitaler Lösungen bei der Verwaltung von Geschäftsprozessen. Für B2B-Unternehmen bietet die Digitalisierung des Rechnungsmanagements zahlreiche Vorteile - von gesteigerter Effizienz und Kosteneinsparungen bis hin zu verbesserter Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften. Durch sorgfältige Planung ihrer digitalen Transformation und die gezielte Bewältigung von Herausforderungen können Unternehmen erfolgreich diesen Übergang bewältigen und ihre langfristigen Ziele erreichen.