Was ist, wenn Sie trotzdem eine Rechnung erhalten, die nicht als E‑Rechnung gesendet wurde?

Ab dem 1. Januar 2026 tritt in Belgien die Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung (E‑Invoicing) zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Kraft. Das Ziel ist klar: Alle Rechnungen müssen über das sichere Peppol-Netzwerk.

Aber was sollten Sie tun, wenn Sie im Januar 2026 Ihren Posteingang öffnen und eine herkömmliche PDF-Rechnung von einem Lieferanten vorfinden? Sollten Sie sie bezahlen? Können Sie die Mehrwertsteuer noch abziehen? Und riskieren Sie eine Geldstrafe?

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie man mit nicht-elektronischen Rechnungen ab 2026 umgeht

Keine Panik. Auch wenn sich die Regeln ändern, bleiben gesunder Menschenverstand (und ein solider Prozess) die Grundlage. So gehen Sie vor, wenn Sie eine „nicht-elektronische Rechnung“ erhalten.

Schritt 1: Grundlegende Prüfung — Entspricht die Rechnung den MwSt-Vorschriften?

Unabhängig vom Format (XML, PDF oder Papier) haben sich die inhaltlichen Anforderungen nicht geändert. Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, prüfen Sie, ob die Rechnung rechtlich korrekt ist.

Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, wie zum Beispiel:

• Die korrekte Identität des Lieferanten und dich selbst als Empfänger.

• Genaue USt-IdNr.

• Ein gültiges Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer.

• Eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen.

• Der korrekte Mehrwertsteuersatz und -betrag.

Aktion: Wenn wesentliche Informationen fehlen, müssen Sie die Rechnung zurückweisen (protestieren) oder eine Gutschrift anfordern. Dies ist unabhängig von Peppol oder E-Rechnungen; es ist grundlegende Buchhaltungspraxis.

Schritt 2: Ursprung überprüfen (Authentizität)

Hier ist der Hauptunterschied. Mit einem elektronische Rechnung garantiert den Absender und stellt sicher, dass die Daten nicht manipuliert wurden. Bei einer per E-Mail versendeten PDF haben Sie diese Garantie nicht. Da das Gesetz Betrug verhindern soll, müssen Sie die Authentizität jeder Rechnung, die keine E-Rechnung ist, persönlich überprüfen.

Überprüfen:

• Stimmt die E-Mail-Domain des Absenders mit dem bisherigen Schriftverkehr überein?

• Hat sich die Bankkontonummer im Vergleich zu den vorherigen Rechnungen geändert?

• Passt diese Rechnung in den Kontext Ihrer Geschäftsbeziehung?

Genau diese zusätzliche manuelle Arbeit ist der Grund, warum die Regierung und wir bei Banqup Peppol nachdrücklich befürworten: Es beseitigt diese zeitaufwendigen Überprüfungen.

Schritt 3: Kann ich die Mehrwertsteuer abziehen?

Ja, aber verantwortungsbewusst. Der Erhalt einer Rechnung außerhalb von Peppol bedeutet nicht automatisch, dass Sie das Recht auf Vorsteuerabzug verlieren.

Die Steuerbehörden werden den Abzug akzeptieren, wenn:

• Die Rechnung ist rechtsgültig.

• Die zugrunde liefernde Lieferung oder Dienstleistung hat tatsächlich stattgefunden.

• Du handelst nach bestem Wissen und Gewissen.

Hinweis: Im Falle einer Steuerprüfung liegt die Beweislast bei Ihnen. Sie müssen nachweisen können, dass Sie die Rechnung gemäß den Vorschriften geprüft und bearbeitet haben.

Was Sie auf keinen Fall tun sollten, wenn Sie eine Rechnung erhalten, die nicht über Peppol versendet wurde

Es kann verlockend sein, streng zu sein, aber vermeiden Sie diese Fallstricke:

• Die Rechnung zu ignorieren: „Kein Peppol/UBL, also mache ich nichts“ ist keine Option.

• Zahlungsverweigerung ohne Kommunikation: Sie dürfen die Zahlung nicht zurückhalten, ohne Ihren Lieferanten über den Grund zu informieren (falsches Format).

• Angenommen, es ist nicht Ihr Problem: Die E-Rechnungspflicht gilt sowohl für den Absender als auch für den Empfänger. Sie müssen auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Was erwartet die Regierung von Ihnen, wenn Sie keine E-Rechnung erhalten?

Die Regierung versteht, dass der 1. Januar 2026 einen bedeutenden Übergang markiert. Eine Nachfrist wird angewendet. Das bedeutet, dass Sie Ausnahmen verarbeiten dürfen, aber es ist Ihnen nicht gestattet, sie auf struktureller Basis zu normalisieren.

Dies ist keine Freikarte, nichts zu ändern. Im Falle wiederholter Nichteinhaltung werden die Steuerbehörden von Ihnen als Kunden erwarten, dass Sie das Problem mit Ihrem Lieferanten ansprechen und ihn aktiv dazu ermutigen, zu digitalisieren.

Best Practice: Ihr 3-Phasen-Aktionsplan

Wie sollten Sie dies also in Banqup oder Ihrer Buchhaltungssoftware intelligent handhaben?

1. Kurzfristig (Übergangsphase):
   Bearbeiten Sie nicht-Peppol-Rechnungen weiterhin wie gewohnt. Bezahlen Sie Ihren Lieferanten, führen Sie jedoch unbedingt die zusätzlichen Prüfungen durch (siehe Schritt 2). In Ihrer Verwaltung ist es am besten, diese Rechnungen als „Ausnahmen“ zu kennzeichnen.

2. Mittelfristig (Bildung):
   Sendet ein Lieferant immer wieder PDFs? Melden Sie sich.
   Senden Sie eine freundliche, aber klare Nachricht, zum Beispiel: „Sehr geehrter Lieferant, wir haben Ihre Rechnung ordnungsgemäß erhalten und bearbeitet. Allerdings bitten wir Sie im Hinblick auf die Gesetzgebung ab 2026, zukünftige Rechnungen als strukturierte elektronische Rechnungen zu übermitteln.“

3. Langfristig (ab Q2 2026):
   Sobald der Toleranzzeitraum abgelaufen ist, ist es an der Zeit, den Prozess zu standardisieren. Zu diesem Zeitpunkt können Sie ankündigen, dass nicht konforme Rechnungen abgelehnt werden.

Fazit: Banqup macht es einfach

Mit Banqup sind Sie für beide Szenarien vorbereitet. Sie erhalten Peppol-Rechnungen direkt und fehlerfrei. Und wenn doch noch eine PDF-Rechnung eingeht, können Sie sie ganz einfach digitalisieren (per OCR) und in Banqup verarbeiten. So bleibt Ihre Verwaltung an einem Ort, übersichtlich, gesetzeskonform und vollständig im Einklang mit der Gesetzgebung.

Noch nicht mit Peppol verbunden? Aktivieren Sie noch heute Ihr Banqup-Konto und seien Sie bereit für 2026.