Warum brauche ich eine elektronische Rechnung?

Andrus Kaarelson, CEO von Banqup Estonia, erklärt die E-Rechnungen auf dem estnischen Markt und warum der Privatsektor vom estnischen Staat lernen sollte.

Ich habe kürzlich mit einem Unternehmer gesprochen, der fragte: Warum brauche ich eine E-Rechnung? Zwei Jahre nach Beginn der E-Rechnungsstellung bei öffentlichen Stellen sollte der Unternehmer jedoch über Prozessinnovationen nachdenken, die dazu beitragen, Kosten zu sparen und Unternehmen effizienter zu machen.

Im Jahr 2019 wollte der estnische Staat, dass alle Dienstleister und Warenverkäufer an Unterauftragnehmer nur Geld erhalten, wenn sie eine elektronische Rechnung einreichen.E-RechnungDieser energische Schritt hat das Volumen an Papier- und PDF-Rechnungen in Estland signifikant reduziert. Der Anteil der E-Rechnungen, die an den Staat gesendet wurden, stieg von 35% im Juni auf 90% im Juli und heute, zwei Jahre später, liegt der Anteil der Geschäft-zu-Regierung (B2G) E-Rechnungen, die an den Staat gesendet werden, so hoch wie 98%. In Bezug auf das Volumen werden etwa 30.000 E-Rechnungen pro Monat an den Staat gesendet, noch mehr in den letzten Monaten des Jahres. Der Staat hat einen guten Impuls für Innovation gegeben!

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Übrigens, weißt du, wann die erste B2B-E-Rechnung in Estland versendet wurde?

Dies geschah im Jahr 2007, und so haben wir eine Geschichte von 14 Jahren in diesem Bereich, was überhaupt keine kurze Zeit ist.

Laut Banqup entfallen etwa 40% der Rechnungen, die in Estland versendet werden, auf E-Rechnungen, die hauptsächlich an staatliche Unternehmen gesendet werden. Der Anteil der E-Rechnungen in unserem eigenen Kundenstamm ist sogar noch höher, bei 50%, und es ist klar, dass große estnische Unternehmen den Übergang zu E-Rechnungen unterstützen. Unsere Rechnungslösung für kleine und mittlere Unternehmen, arved.ee, die auch verwendet werden kann, um Rechnungen an den Staat zu senden, hat fast 18.000 Benutzer.

Die andere Hälfte der E-Rechnungsstellung sollte aus einer Abrechnung zwischen privaten Unternehmen stammen, aber das ist noch nicht der Fall. Warum? Zunächst einmal scheint es einigen altmodischen Unternehmern, dass E-Rechnungsstellung, die zwischen den Informationssystemen von Unternehmen erfolgt, keine echte Rechnung ist. Sie möchten eine Rechnung im PDF-Format im Postfach sehen oder sogar eine Rechnung auf Papier, die abgeholt und beim Versenden zur Zahlung unterschrieben werden kann. Andere denken, dass wir einen Buchhalter haben; schließlich gibt er Verkaufsrechnungen und Überprüfungen in den Computer ein, und diese Arbeit ist in seinem Gehalt enthalten. Warum also etwas ändern?

Wir haben untersucht, ob die Erfassung von Eingangsrechnungen den Wünschen der Buchhalter entspricht, und zwei Drittel haben geantwortet, dass dies nicht der Fall ist. Ich würde behaupten, dass Buchhalter heutzutage nicht viele Eingangsrechnungen und Schecks auf ihrem Schreibtisch sehen möchten, sondern lieber auf dem Computerbildschirm. Die Wahrnehmung von CEOs, CFOs und Buchhaltern muss sich ändern - wir bewegen uns in Richtung digitaler Governance, und die Zeit, die mit administrativen Aufgaben verbracht wird, sollte reduziert werden. Um den Versand und Empfang von Rechnungen zu automatisieren, kann man einen E-Rechnungsanbieter auswählen und einige Anpassungen am Buchhaltungsprogramm vornehmen. Der Unternehmensbuchhalter kann sich dann mit substantielleren finanziellen Angelegenheiten und dem Management Accounting befassen und seine Position als stellvertretender CFO genießen.

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Wir sprechen über die Effizienz der Nutzung von E-Rechnungen, aber was ist das?

Zunächst einmal erreicht die gesendete Rechnung immer automatisch die Rechnungsumgebung. Sie verschwindet nicht, und dies beschleunigt den Geldfluss - der Empfänger bestätigt telefonisch oder am Computer, und der Verkäufer. erhält das Geld rechtzeitigBitte geben Sie einen Text ein, den ich für Sie übersetzen soll.

Zweitens die Zeitkosten. Niemand muss Zeit verschwenden, um die Rechnung einzugeben oder zu digitalisieren. Die Bearbeitung einer Papierrechnung kann insgesamt eine halbe Stunde oder länger dauern; bei einer E-Rechnung sind wir von Minuten die Rede.

Drittens ist der Betrag, der ausgegeben wird, sicherlich geringer, da Informationssysteme selbst Rechnungen von einem System zum anderen senden, und bildlich gesprochen nur eine geringe Menge Geld für Strom ausgegeben wird.

Der estnische Staat hat im Echtzeit-Wirtschaftsentwicklungsplan das Ziel gesetzt, dass bis spätestens Ende 2023 auch im privaten Sektor die Nutzung von E-Rechnungen vorherrschend geworden ist. Und der private Sektor muss vom estnischen Staat und skandinavischen Unternehmen lernen, wo E-Rechnungen weit verbreitet sind und in deren Finanzinformationssystem des Unternehmens empfangen werden können.

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Was wird die nahe Zukunft bringen?

Schon diesen Herbst werden wir Innovationen teilen. Eine All-in-One-Plattform wird fertiggestellt, die einen Überblick über alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen bietet. Sie kann an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden und hilft, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren - alle Rechnungen sind an einem Ort, digitalisiert und werden ohne die Notwendigkeit von Dateiplattformen mit einem Buchhalter geteilt. Zahlungsdienste für sowohl Verkaufs- als auch Einkaufsrechnungen werden bald hinzugefügt.

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Zurück zum Titel - warum brauche ich eine elektronische Rechnung?

Wenn es per E-Mail gesendet wird, handelt es sich um eine E-Rechnung! Schließlich ist es einem praktischen Unternehmer egal, in welcher Form eine Rechnung vorliegt. Er möchte für seine Waren oder Dienstleistungen so früh wie möglich, effizient und ohne den Kunden zu fragen, ob er die Rechnung bereits erhalten hat, bezahlt werden. Um mehr Arbeit leisten zu können, mehr Gewinn aus der eingesparten Zeit und dem Geld zu erzielen, das Geschäft auszubauen und manchmal früher nach Hause zu gehen oder sich einem Hobby zu widmen. Und in diese Richtung bewegen wir uns gemeinsam mit dem estnischen Staat und estnischen Unternehmern.

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