Het is de realiteit van 2026: jij hebt je administratie perfect op orde, je factuur staat om verzonden te worden als elektronische factuur, maar wanneer je op 'verzenden' klikt, volgt er een foutmelding. Je klant is niet gevonden op Peppol.

Ondanks de wettelijke verplichting is nog steeds 1 op de 5 Belgische ondernemers niet geregistreerd op het beveiligde netwerk. Dat is frustrerend, want jij wilt voldoen aan de wet én je wilt snel betaald worden. Wat doe je als je klant de digitale boot heeft gemist?

Het probleem: De 'digitale muur'

Sinds de e-facturatie verplichting is een PDF via e-mail naar een andere ondernemer (B2B) officieel niet meer de standaard. De wet schrijft voor dat facturen via het Peppol-netwerk moeten stromen. Maar als je klant daar niet aanwezig is, kan jouw factuur niet 'landen' in hun boekhoudsysteem.

Dit zorgt voor vertragingen, handmatige correcties en, in het ergste geval, facturen die blijven liggen omdat ze niet aan de wettelijke vereisten voldoen.

3 oplossingen voor niet-digitale cliënten

1. Gebruik Banqup als je 'slimme postbode'

Bij Banqup hebben we dit voorzien. Als je een factuur stuurt naar een klant die (nog) niet op Peppol zit, laat ons platform je niet in de kou staan.

• Wettelijke dekking: Jij hebt je factuur in het juiste formaat proberen te versturen. Dat de klant nog niet klaar is voor de ontvangst, mag jouw proces niet blokkeren.

2. Informeer en activeer (voor je eigen bestwil)

Soms weten klanten simpelweg niet dat ze actie moeten ondernemen. Ze denken dat "PDF in de e-mail" nog steeds volstaat. Onze tip: Voeg een korte melding toe aan je communicatie. Laat hen weten dat je vanaf nu conform de Belgische wetgeving via Peppol factureert. Leg uit dat dit voor hen ook voordelen biedt: de factuur staat direct in hun portaal, er zijn geen fouten meer bij het overtypen en de betaling kan met één klik gebeuren.

3. Maak de overstap onweerstaanbaar

De reden dat 20% nog achterblijft, is vaak de vrees voor hoge kosten. Wijs je klant erop dat een basisregistratie op Peppol via een platform zoals Banqup laagdrempelig en snel geregeld is. Zodra zij de stap zetten, wordt de samenwerking voor beide partijen 100% frictieloos.

Waarom wachten op je klant geen optie is

Je zou kunnen denken: "Ik stuur ze wel gewoon een papieren factuur of een losse PDF." Maar pas op:

• Nalevingsrisico: Je voldoet niet aan de e-factureringsnormen van 2026.

• Foutgevoelig: Handmatige verwerking aan de kant van de klant leidt tot late betalingen.

• Kosten: Handmatige follow-up kost je tijd die je niet kunt factureren.

In een gedigitaliseerd België is de Peppol-ID de nieuwe 'ondernemers-identiteit'. Zonder die id is een bedrijf simpelweg minder bereikbaar voor de moderne economie.

Conclusie: Blijf niet stilstaan voor een gesloten deur

Het is vervelend als je klant nog niet volgt, maar laat het jouw groei niet in de weg staan. Met de juiste tools zorg je ervoor dat je facturen altijd aankomen, of je klant nu een digitale koploper is of een van die laatste 20% achterblijvers.

Zit je met een klant die niet op Peppol zit? Banqup zorgt ervoor dat je facturen altijd conform de wet verzonden worden, zelfs naar klanten die de switch nog moeten maken. Ontdek hoe wij de brug slaan tussen papier en digitaal.