Was ist E-Procurement?
Die elektronische Beschaffung (häufiger als E-Procurement oder Procure-to-Pay bekannt) bezeichnet die Verwendung des Internets oder eines vernetzten Systems zur Beschaffung der Dienstleistungen oder Waren, die eine Organisation benötigt. E-Procurement ersetzt frühere papierbasierte Prozesse, macht den gesamten Beschaffungsworkflow elektronisch und schafft einen viel reibungsloseren Geschäftsprozess.
Manchmal als "Lieferantenaustausch" bekannt, ist der Zweck des E-Procurements, Waren oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt zum gewünschten Preis zu beschaffen. E-Procurement begann erstmals in den 1980er Jahren nach der Einführung des elektronischen Datenaustauschs (EDI). EDI ermöglichte den elektronischen Austausch von Dokumenten zwischen Unternehmen und Einzelpersonen, was bedeutete, dass keine physische Verteilung mehr erforderlich war. Dies war bahnbrechend zu dieser Zeit und bedeutete große Veränderungen für das Beschaffungswesen.
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Wie funktioniert E-Procurement?
E-Procurement verwendet ein geschlossenes System, das registrierte Benutzer miteinander verbindet, um Waren oder Dienstleistungen anzufordern, zu bestellen und auszutauschen. Die Interaktionen zwischen bevorzugten Lieferanten erfolgen in der Regel in Form von Angeboten, Bestellungen und Rechnungen. Traditionell waren manuelle Prozesse mit viel Lieferantenmanagement und Dateneingabe verbunden. E-Procurement reduziert und automatisiert solche Aufgaben.
Ein Unternehmen wird in der Regel einen Drittanbieter für E-Procurement/Procure-to-Pay nutzen. Der Drittanbieter verfügt über die Technologie, das Fachwissen und kontinuierliche Investitionen, die einen effizienten und automatisierten Geschäfts-Lieferkettenprozess schaffen.
Wichtige Bestandteile eines erfolgreichen E-Procurement-Systems sind das Management von E-Rechnungsstellung, E-Bestellungen und Einkäufen.
E-Rechnungsstellung Der elektronische Austausch eines Rechnungsdokuments zwischen einem Lieferanten und einem Käufer.
E-Bestellungen - Bestellungen, die in elektronischem Format zwischen Lieferant und Käufer erstellt, übermittelt und empfangen werden.
Einkauf im Internet - Die Automatisierung des Einkaufsprozesses von der Erstellung der Bestellanforderung (einer offiziellen Bestellung) bis zur Zahlung.
Sobald ein Unternehmen einen Anbieter gefunden hat, der die Verwaltung seiner Bedürfnisse abdecken kann, ist es wichtig sicherzustellen, dass der Anbieter in bestehende Geschäftssysteme integriert werden kann. Mit führenden Anbietern wie Banqup GruppeUnternehmen können ihre bestehenden Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme oder Buchhaltungssoftware behalten und von einem nahtlosen kollaborativen Workflow profitieren, ohne größere IT-Arbeiten durchführen zu müssen.
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Warum nutzen Unternehmen E-Procurement?
Für zukunftsorientierte Unternehmen ist die E-Beschaffung aus mehreren Gründen sinnvoll:
Automatisierung/Kosteneinsparung - Die Automatisierung des Beschaffungsprozesses und die Beseitigung manueller Aufgaben spart Zeit und schafft einen schnelleren Zahlungszyklus.
Verbesserte Arbeitsabläufe - Stakeholder und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, effizient mit Technologie zu arbeiten. Sie können Einkaufsaktivitäten überwachen, was eine optimierte Beschaffungsleistung und gesteigerte Produktivität bedeutet.
Sichtbarkeit/Berichterstattung – Benutzer können den Status von Transaktionen in Echtzeit anzeigen und anpassbare Berichte generieren.
Kostenlose Ressourcen - Manuelle Aufgaben gehören der Vergangenheit an, sodass Mitarbeiter sich auf sinnvollere Tätigkeiten konzentrieren können.
Wie Sie Ihre Einkaufsreise im E-Procurement beginnen
Die Procure-to-Pay-Lösung der Banqup Group hilft Unternehmen dabei, einen konsistenten, automatisierten Procure-to-Pay-Prozess zu schaffen, unabhängig vom Kanal, Protokoll oder der Technologie der beteiligten Lieferanten.
Unternehmen können über eine einzige technische Verbindung mit anderen Teilnehmern kommunizieren, was bedeutet, dass die IT-Infrastruktur nicht geändert werden muss. Über eine Million Unternehmen tauschen bereits ihre Dokumente und Daten über unser Netzwerk aus.
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