België's verplichting tot e-facturering uitgelegd door Stefanie Dreher van KPMG.

Tijdens ons recente webinar heeft onze gastspreker, Stefanie Dreher van KPMG, een diepgaande blik geworpen op de Belgische e-factureringsverplichting en de stappen die bedrijven moeten nemen om zich voor te bereiden. Hieronder volgen enkele belangrijke punten die tijdens dat webinar zijn besproken.

Terwijl België zich voorbereidt op zijn e-facturatiemandat, dat op 1 januari 2026 van start zal gaanBedrijven bereiden zich voor op een belangrijke verandering. De verordening, hoewel los van de EU-brede ViDA (BTW in het digitale tijdperkDit initiatief komt voort uit dezelfde uitdagingen en heeft als doel de btw-rapportage te moderniseren en fraude in heel Europa te verminderen. Daarom is het de moeite waard om kort naar ViDA te kijken voor de context.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate to Dutch.

Waarom ViDA? 

Het primaire doel van ViDA is om de inefficiëntie van de btw te verbeteren en btw-fraude te minimaliseren. Door de transparantie te verbeteren, ervoor te zorgen dat er nauwkeuriger wordt gerapporteerd en het digitale uitwisselen van btw-gerelateerde informatie tussen bedrijven en belastingautoriteiten te bevorderen, streeft het systeem ernaar om aanzienlijk bij te dragen aan het dichten van de btw-kloof, die de EU elk jaar miljarden euro's aan misgelopen inkomsten kost. Meer specifiek zal dit worden gedaan door:

• Het implementeren van real-time of bijna real-time digitale btw-rapportage (bekend als DRR) om transacties effectiever te monitoren.

• Het verplicht stellen van e-facturering als een gestandaardiseerde manier van factureren voor transacties die moeten worden gerapporteerd in de DRR (intracommunautaire en omgekeerde heffingstransacties).

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

Hoewel ViDA nog niet is aangenomen en de definitieve tijdschema's nog moeten worden bevestigd, is de deadline van 2026 van België voor binnenlandse e-facturering slechts het begin, waarbij verwacht wordt dat meer landen zullen volgen, gedreven door het initiatief.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

E-facturatie wordt steeds meer de norm.

België bereidt zich voor op verplichte e-facturering in de B2B-context tegen 1 januari 2026. In tegenstelling tot B2C-transacties, die vrijgesteld zijn van de verplichting, moeten B2B-facturen strikte richtlijnen volgen.

Ondanks het feit dat de verplichting nog steeds onderworpen is aan goedkeuring door de EU-Raad, die naar verwachting te zijner tijd zal plaatsvinden, voorzien experts geen vertragingen.

De belangrijkste verschuiving is naar gestructureerde, elektronische facturen die automatisch en digitaal verwerkt kunnen worden. Dit betekent dat traditionele formaten zoals papier en PDF niet langer acceptabel zullen zijn voor B2B facturering binnen de reikwijdte van de nieuwe regelgeving.

Maar het verzenden en ontvangen van een e-factuur is slechts de eerste stap in het proces. Bedrijven hebben boekhoudsoftware of tools nodig om deze automatisch te verwerken. Het hebben van een e-factuur garandeert niet automatisch integratie in uw boekhoudsysteem - u heeft de juiste technologie nodig om de gegevens te verwerken.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

3. België & het Peppol-netwerk

België heeft gekozen voor een tweesporenbeleid voor bedrijven om te voldoen aan de e-factureringsverplichting, waarbij het Peppol-netwerk als voorkeursspoor is geselecteerd. Peppol (Pan-Europese Openbare Aanbestedingen Online) is een internationale standaard die het veilig en efficiënt uitwisselen van elektronische documenten mogelijk maakt.

Het gebruik van Peppol zorgt ervoor dat facturen worden verstuurd in een gestructureerd, gestandaardiseerd formaat, waardoor naadloze verwerking mogelijk is in verschillende systemen. Voor Belgische bedrijven is het aansluiten op Peppol een cruciale stap om te voldoen aan de e-facturatieverplichting. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om rechtstreeks verbinding te maken via hun ERP-systemen of om derde partijen zoals Unifiedpost Group te gebruiken om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk.

Deelname aan het Peppol-netwerk is echter niet verplicht. Als onderdeel van de dubbele aanpak die door de Belgische autoriteiten is aangenomen, kunnen bedrijven een alternatieve weg kiezen. In dat geval moeten ze overeenstemming bereiken met hun handelspartners over de methode van e-facturering en zijn ze verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat hun facturen voldoen aan de Europese standaard. Bedrijven moeten echter wel beseffen dat zelfs als ze voor een andere oplossing kiezen, ze toch klaar moeten zijn voor Peppol.

Door gebruik te maken van Peppol kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoen aan zowel nationale als internationale e-factureringsvereisten, waardoor het een essentieel onderdeel is van de digitale btw-transformatie.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

4. Drie essentiële criteria om rekening te houden met Belgische e-facturering.

Om te bepalen of uw facturen onder de aankomende Belgische e-facturering verplichting vallen, is het cruciaal om drie belangrijke factoren te overwegen: leverancier, klant en transactie. Als u aan alle drie de voorwaarden voldoet, dan vallen uw facturen onder de nieuwe vereisten:

• LeverancierAls leverancier moet je, als jouw bedrijf gevestigd is in België en een Belgisch btw-nummer heeft, voldoen aan de verplichting. Dit geldt ook als je deel uitmaakt van een btw-groep of een buitenlandse entiteit bent met een vaste inrichting voor btw-doeleinden in België en een Belgisch btw-nummer hebt.

• KlantIndien uw klant een Belgische btw-geregistreerde klant is en verplicht is om zijn btw-nummer te verstrekken, valt de transactie binnen de reikwijdte van de machtiging. Het is niet vereist dat de klant gevestigd is in België.

• TransactieDe verplichting is voornamelijk van toepassing op binnenlandse transacties binnen België. Dit omvat de levering van goederen en diensten die plaatsvinden binnen het land en de grenzen niet overschrijden.

Deze drie pijlers zullen bedrijven helpen beoordelen of hun facturen onderhevig zijn aan de nieuwe regelgeving en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de e-factureringsverplichting. Zodra u binnen het toepassingsgebied valt, doen de factuurvolumes of jaaromzet van uw bedrijven er niet toe.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

De gevolgen van het niet naleven

Het niet naleven van de nieuwe e-factureringsregels van België kan leiden tot een aantal negatieve gevolgen voor uw bedrijf. Deze omvatten:

• Boetes: Financiële boetes kunnen worden opgelegd voor het uitgeven van niet-conforme facturen.

• BTW-teruggave problemen: Klanten kunnen moeite hebben met het terugvorderen van de BTW als ze geen correcte e-facturen ontvangen.

• Betaling vertragingen of niet-betaling: Facturen die niet voldoen aan de nieuwe eisen kunnen ertoe leiden dat klanten weigeren te betalen, wat van invloed is op de cashflow van uw bedrijf.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

6. Allereerst: voer een afbakeningsoefening uit

Onze gastspreker, Stefanie Dreher van KPMG, benadrukte het belang van het uitvoeren van een afbakeningsoefening voor zowel de inkoop- als verkoopkant van uw bedrijf, wat zou moeten omvatten:

• Het controleren van uw btw-registratiestatus in België als leverancier;

• Controleren van de btw-registratiestatus van uw klanten en leveranciers in België;

• Controleren van de aard en plaats van levering van uw verkoop- en inkoopgoederen en -diensten.

Zoals hierboven vermeld, moeten alle drie vakjes worden aangevinkt om te bevestigen dat een factuur onderhevig is aan de e-facturering verplichting.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate to Dutch.

7. Aan de slag: belangrijke stappen om u voor te bereiden op e-facturering

Om zich voor te bereiden op de verplichting tot e-facturering in België, moeten bedrijven een paar kritieke stappen volgen:

• Informatieverzameling: Begin met het begrijpen van de laatste ontwikkelingen op het gebied van e-facturering in België en andere EU-landen, vooral als jouw bedrijf over de grenzen opereert. Voer een impactbeoordeling uit om te bepalen hoe deze regelgeving van invloed zal zijn op jouw activiteiten.

• Bestuur: Beoordeel intern wie erbij betrokken moet worden, van belanghebbenden tot besluitvormers. Je zult de benodigde middelen en budget moeten veiligstellen om de vereiste veranderingen door te voeren.

• ERP/IT-strategie: Beslis hoe je e-facturering in je bestaande processen zult integreren. Ga je rechtstreeks verbinding maken met Peppol via je ERP-systeem, of ga je een derde partij zoals Unifiedpost Group gebruiken om het voor jou te doen?

Door deze mijlpalen te voltooien, kun je een solide basis leggen voor naleving en zorgen voor een soepele overgang naar e-facturering.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate to Dutch.

Wil je meer weten?

Download onze e-gids met 10 veelgestelde vragen over de Belgische verplichting tot e-factureringCould you please provide the text that you would like me to translate into Dutch?

Als u vragen heeft of hulp nodig heeft bij de voorbereiding op de aankomende opdracht, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Ons team staat klaar om u te helpen bij de overgang en ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoet en toekomstbestendig is.