Vervolg: De evolutie van KSeF in Polen - Uitdagingen, oplossingen en implementatievooruitzichten

In de afgelopen jaren heeft Polen aanzienlijke inspanningen geleverd om zijn factureringssystemen te moderniseren, met het Nationale e-Factureringssysteem (KSeF) als kern van deze transformatie. De invoering van verplichte e-facturering stuitte echter op praktische en technische obstakels, wat heeft geleid tot aanpassingen in de planning en uitvoeringsstrategie.

Deze blog verkent de uitdagingen, de voorgestelde oplossingen en hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden op deze komende verandering.

De uitdagingen: waarom verandering noodzakelijk was

Het doel van het KSeF-systeem is om facturering in Polen te stroomlijnen en te harmoniseren, waarbij alle activiteiten die documentatie vereisen in lijn met de btw-wetgeving worden gedekt. De weg naar verplichte implementatie kent echter technische en praktische uitdagingen, zoals zorgen over systeemefficiëntie, juridische complexiteit en overgangsbarrières voor kleine bedrijven.

Vroege controles toonden aan dat KSeF niet was uitgerust om de verwachte miljoenen facturen per dag te verwerken, wat het risico op systeemstoringen vergrootte. Bedrijven wezen op problemen zoals onduidelijke regels voor consumentenfacturen en moeilijkheden voor btw-vrijgestelde bedrijven om aan de verplichtingen te voldoen. Daarnaast bleek dat digitaal uitgesloten belastingbetalers en kleine ondernemers aanzienlijke uitdagingen ondervonden bij de overstap naar e-facturatie.

Belanghebbendenconsultaties: luisteren naar bedrijven

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft het Ministerie van Financiën tussen februari en april 2024 uitgebreide consultaties gehouden met bedrijven, waarbij meer dan 10.000 deelnemers betrokken waren. Uit deze gesprekken bleek:

• De noodzaak van een offline modus zodat bedrijven facturen kunnen uitgeven tijdens systeemstoringen.

• Vereenvoudigingen voor het uitgeven van consumentenfacturen, vooral wanneer kopers geen btw-identificatienummer hebben.

• Een overgangsperiode voor kleine bedrijven om traditionele facturatiemethoden te blijven gebruiken terwijl ze zich aanpassen aan het nieuwe systeem.

Op basis van deze feedback heeft het Ministerie een ontwerpvoorstel opgesteld met belangrijke wijzigingen voor het KSeF-systeem.

Belangrijke wijzigingen en gefaseerde implementatie

Om een soepelere overgang te garanderen, heeft het Ministerie een gefaseerde aanpak aangenomen voor verplichte e-facturering, samen met praktische maatregelen om de zorgen van belanghebbenden aan te pakken.

Het verplichte gebruik van KSeF wordt nu in fasen ingevoerd:

• 1 februari 2026:
  Voor grote bedrijven met een jaaromzet van meer dan PLN 200 miljoen (~ EUR 46 miljoen).

• 1 april 2026:
  Voor alle overige bedrijven, inclusief btw-vrijgestelde entiteiten.

Overgangsmaatregelen

Gedurende de overgangsperiode kunnen belastingbetalers facturen uitgeven buiten het KSeF-systeem met behulp van een offline modus met QR-codes. Deze facturen kunnen de volgende werkdag in het systeem worden geüpload, waardoor bedrijven kunnen voldoen aan de regels zonder realtime connectiviteit.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om consumentenfacturen op te nemen in het KSeF-systeem, om problemen met het identificeren van niet-BTW-geregistreerde kopers aan te pakken.

Kleine bedrijven met een laag factuurvolume en kleine individuele factuurbedragen (≤ PLN 450 per factuur en ≤ PLN 10.000 per maand) kunnen traditionele methoden blijven gebruiken tot 30 september 2026. Deze bufferperiode stelt hen in staat zich geleidelijk aan te passen zonder hun dagelijkse activiteiten te verstoren.

Uitgestelde deadlines

Bepaalde vereisten, zoals het vermelden van het KSeF-nummer bij betalingsverwerking en het uitfaseren van kassabonnen, zijn uitgesteld tot 31 juli 2026.

Testomgeving

Een "speelomgeving" zal bedrijven in staat stellen om KSeF-functionaliteiten, inclusief offline facturering, te testen in een gesimuleerde live-omgeving. Dit initiatief zorgt voor een betere voorbereiding op de volledige implementatie.

Bijlage functionaliteit

Als reactie op feedback uit de sector onderzoekt het Ministerie van Financiën de mogelijkheid om bijlagefunctionaliteit toe te voegen aan gestructureerde facturen. Hoewel de details van deze functie nog worden besproken, kan deze toevoeging bedrijven meer flexibiliteit bieden bij het voldoen aan de facturatievereisten.

Vooruitkijken

De aanpak van Polen met betrekking tot verplichte e-facturering weerspiegelt een inzet om technologische vooruitgang te combineren met praktische zakelijke behoeften.

Naarmate de deadlines van 2026 naderen, worden bedrijven aangemoedigd om:

• Testen en leren: Maak gebruik van de "speelomgeving" om vertrouwd te raken met de functionaliteiten van KSeF.

• Upgraden van systemen: Werk samen met serviceproviders om compatibiliteit met de KSeF-vereisten te waarborgen.

• Blijf op de hoogte: Volg updates van het Ministerie van Financiën en raadpleeg belastingexperts.