Vervolg: De evolutie van KSeF in Polen - Uitdagingen, oplossingen en implementatievooruitzichten

In de afgelopen jaren heeft Polen aanzienlijke inspanningen geleverd om zijn factureringssystemen te moderniseren. Het Nationale e-Facturatiesysteem (KSeF) staat centraal in deze transformatie. De weg naar verplichte e-facturatie heeft echter praktische en technische obstakels ondervonden, wat heeft geleid tot aanpassingen in de planning en uitvoeringsstrategie.

Deze blog verkent de uitdagingen waarmee wordt geconfronteerd, de voorgestelde oplossingen en hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden op deze aankomende verandering.

De Uitdagingen: waarom verandering nodig was

Het doel van het KSeF-systeem is om facturering in Polen te stroomlijnen en te harmoniseren, waarbij alle activiteiten die documentatie vereisen volgens de btw-wetgeving worden gedekt. De weg naar verplichte implementatie is echter bezaaid met technische en praktische uitdagingen, zoals zorgen over systeemefficiëntie, juridische complexiteit en overgangsbarrières voor kleine bedrijven.

Vroege controles onthulden dat KSeF niet was uitgerust om de verwachte hoeveelheid van miljoenen facturen per dag te verwerken, wat leidde tot een risico op systeemstoringen. Bedrijven wezen op problemen zoals onduidelijke regels voor consumentenfacturen en moeilijkheden voor btw-vrijgestelde bedrijven om te voldoen. Daarnaast werd vastgesteld dat digitaal uitgesloten belastingbetalers en kleine ondernemers aanzienlijke uitdagingen ondervonden bij de overstap naar e-facturering.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

Stakeholderconsultaties: luisteren naar bedrijven

Om deze uitdagingen aan te pakken, heeft het Ministerie van Financiën uitgebreide consultaties gehouden met bedrijven tussen februari en april 2024, waarbij meer dan 10.000 deelnemers betrokken waren. Deze gesprekken onthulden:

• De noodzaak van een offline modus om bedrijven in staat te stellen facturen uit te geven tijdens systeemstoringen.

• Vereenvoudigingen voor het uitgeven van consumentenfacturen, vooral wanneer kopers geen btw-identificatienummer hebben.

• Een overgangsperiode voor kleine bedrijven om traditionele facturatiemethoden te blijven gebruiken terwijl ze zich aanpassen aan het nieuwe systeem.

Op basis van de feedback heeft het Ministerie een ontwerpvoorstel opgesteld met belangrijke wijzigingen voor het KSeF-systeem.

Sure, please provide me with the text you would like me to translate into Dutch.

Belangrijke wijzigingen en gefaseerde implementatie worden besproken.

Om een soepelere overgang te garanderen, heeft het Ministerie een gefaseerde aanpak aangenomen voor verplichte e-facturering, samen met praktische maatregelen om de zorgen van belanghebbenden aan te pakken.

Het verplichte gebruik van KSeF zal nu in fasen worden ingevoerd:

1 februari 2026: Voor grote bedrijven met een jaaromzet van meer dan PLN 200 miljoen (~ EUR 46 miljoen).

1 april 2026: Voor alle overige bedrijven, inclusief btw-vrijgestelde entiteiten.

Overgangsmaatregelen

Gedurende de overgangsperiode kunnen belastingbetalers facturen uitgeven buiten het KSeF-systeem met behulp van een offline modus met QR-codes. Deze facturen kunnen worden geüpload naar het systeem op de volgende werkdag, waardoor naleving mogelijk is zonder realtime connectiviteit.

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om consumentenfacturen op te nemen in het KSeF-systeem, om zorgen over het identificeren van niet-btw-geregistreerde kopers aan te pakken.

Kleine bedrijven met een laag factuurvolume en kleine individuele factuurbedragen (≤PLN 450 per factuur en ≤PLN 10.000 per maand) kunnen traditionele methoden blijven gebruiken tot 30 september 2026Deze bufferperiode stelt hen in staat om zich geleidelijk aan te passen zonder de dagelijkse activiteiten te verstoren.

Uitgestelde deadlines

Bepaalde vereisten, zoals het verstrekken van het KSeF-nummer bij betalingsverwerking en het uitfaseren van kassabonnen, zijn uitgesteld tot 31 juli 2026Could you please provide the text that you would like me to translate into Dutch?

Testomgeving

Een "speelomgeving" functie zal bedrijven in staat stellen om KSeF functionaliteiten te testen, inclusief offline facturering, in een gesimuleerde live omgeving. Deze initiatief zal ervoor zorgen dat ze klaar zijn voor de volledige implementatie.

Bijlage functionaliteit

Als reactie op feedback uit de industrie onderzoekt het Ministerie van Financiën de mogelijkheid om bijlagefunctionaliteit toe te voegen aan gestructureerde facturen. Hoewel de details van deze functie nog worden besproken, zou deze toevoeging bedrijven meer flexibiliteit kunnen bieden bij het voldoen aan factureringsvereisten.

Vooruitkijken

De aanpak van Polen met betrekking tot verplichte e-facturering weerspiegelt een toewijding om technologische vooruitgang in evenwicht te brengen met praktische zakelijke behoeften.

Naarmate we dichter bij de deadlines van 2026 komen, worden bedrijven aangemoedigd om:

• Testen en leren: Maak gebruik van de "speelomgeving" om vertrouwd te raken met de functionaliteiten van KSeF.

• Upgrade systemen: Werk samen met serviceproviders om compatibiliteit te garanderen met de KSeF-vereisten.

• Blijf op de hoogte: Volg updates van het Ministerie van Financiën en raadpleeg belastingexperts.