De impact van verplichte e-facturering in Letland, Estland en Polen op Litouwse bedrijven

Vanaf 1 januari 2025 moeten alle facturen naar openbare instellingen in Letland elektronisch (XML) worden ingediend. Daarmee worden alle B2G-transacties volledig digitaal. Binnenkort wordt e-facturering ook verplicht voor B2B-transacties in Letland. Estland en Polen volgen een vergelijkbare aanpak om btw-inning, transparantie en snellere factuurverwerking te verbeteren.

Wat verandert er in Letland, Estland en Polen?

• Letland:
  Sinds begin dit jaar moeten alle transacties met Letse overheidsinstellingen via het “e-adrese” systeem uitsluitend met elektronische facturen (XML) worden afgehandeld. Vanaf 2027 zullen alle Letse bedrijven bovendien verplicht zijn e-facturen uit te wisselen bij B2B-transacties voor goederen en diensten.

• Estland:
  Hoewel B2G e-facturering al jaren in gebruik is, zullen vanaf juli 2025 ook B2B-transacties e-facturen vereisen wanneer één van de partijen dit vraagt. De Estse overheid werkt aan wetgeving die e-facturering vanaf 2027 verplicht stelt voor alle btw-plichtigen.

• Polen:
  Vanaf 2026 wordt de verplichting om e-facturen te gebruiken voor zowel B2G- als B2B-transacties stapsgewijs ingevoerd, afhankelijk van de omzet en factuurvolumes van een bedrijf.

Wat is de situatie in Litouwen?

Litouwen was een van de eerste landen in Europa die elektronische facturering voor overheidsopdrachten invoerde. Sinds vorig jaar verloopt dit via het nieuwe SABIS-systeem. Over een mogelijke verplichting voor B2B-e-facturering is echter nog geen officiële communicatie geweest.

Volgens Audrius Kirklys, Managing Director van Banqup in Litouwen, wachten buurlanden niet op EU-mandaten. Zij voeren B2B e-facturering proactief in om markttransparantie en btw-inning te verbeteren. Elke transactie is daar direct zichtbaar voor de autoriteiten, in tegenstelling tot Litouwen, waar momenteel het i.SAF-model wordt gebruikt. Dit is opvallend, aangezien Litouwen de op drie na grootste btw-kloof in de EU heeft.

Ondertussen staan er ook Europese veranderingen op stapel. De ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) van de Europese Commissie heeft als doel de btw-administratie te moderniseren en stelt voor om geleidelijk verplichte e-facturering in te voeren voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Litouwse bedrijven die met buitenlandse partners werken, moeten zich daarom voorbereiden op e-facturering.

Hoe zal dit van invloed zijn op Litouwse bedrijven?

Litouwse bedrijven zijn niet verplicht om binnenlandse B2B e-facturen te versturen. Als een buitenlandse partner hier echter om vraagt, moeten ze het vereiste formaat gebruiken om aan de verwachtingen van de partner te voldoen en dit te integreren in hun bestaande factureringsproces. Daarom wordt bij internationaal zakendoen aanbevolen om oplossingen te gebruiken die het indienen van e-facturen eenvoudig maken.

Litouwse bedrijven kunnen te maken krijgen met:

• Partnervereisten:
  Bedrijven die samenwerken met buitenlandse partners kunnen geen PDF-facturen meer gebruiken. Ze moeten overstappen op elektronische factuuruitwisselingssystemen. Deze trend is al langere tijd zichtbaar in de Noordse landen.

• Regelgevingswijzigingen:
  Litouwse autoriteiten zouden het voorbeeld van buurlanden kunnen volgen om meer transparantie en een efficiëntere btw-inning te realiseren. Bovendien geeft de EU-richtlijn ViDA een duidelijke richting: e-facturering zal de standaardpraktijk worden.

Hoe kun je je voorbereiden op deze veranderingen?

Litouwse bedrijven die zaken doen met landen waar e-facturering al verplicht is of binnenkort wordt, wordt aangeraden te investeren in digitale oplossingen. Dit helpt niet alleen bij het volgen van wetgeving, maar stroomlijnt ook het factuurbeheer.

Banqup, een factureringsplatform voor kleine en middelgrote bedrijven, maakt het mogelijk om e-facturen te versturen naar:

• Peppol (Europees netwerk)

• SABIS (Litouwen)

• “e-adrese” (Letland)

• Het Estse netwerk

• KsEF-systeem (Polen)

Banqup genereert XML/UBL-facturen, die ook via e-mail kunnen worden verstuurd. Een gratis proefversie is beschikbaar.

Voor grotere ondernemingen Met als doel hun factureringsprocessen te automatiseren, zijn er meer geavanceerde oplossingen beschikbaar:

1. Euroconnector:
   Een gegevensuitwisselingstool die via API wordt beheerd en is ontworpen voor het verzenden van facturen via het Peppol-netwerk. Wanneer geïntegreerd met het boekhoudsysteem van een bedrijf, maakt het niet alleen het verzenden van facturen met statustracking en berichtenuitwisseling mogelijk, maar ook de geautomatiseerde ontvangst van e-facturen van zakelijke partners.

2. Banqup-Oplossingen:
   Uitgebreid geïntegreerd in zowel Peppol als lokale systemen, gericht op correcte e-factuurcreatie en conversie naar conforme formaten die voldoen aan de Europese normen.

Het vermijden van e-facturering zal geen optie zijn: zowel de EU als lokale overheden stimuleren de adoptie ervan. Steeds meer bedrijven kiezen bovendien vrijwillig voor e-facturering vanwege de efficiëntie. Het is daarom verstandig om je nu al voor te bereiden op deze veranderingen. Als je meer wilt weten over e-factureringsoplossingen, neem contact met ons op.