Het belang van digitalisering: hoe “DOJUS Agro” het factuurbeheer heeft getransformeerd

In de snel evoluerende zakelijke omgeving van vandaag kiezen bedrijven steeds vaker voor digitale oplossingen om al hun activiteiten te stroomlijnen, waaronder factuurbeheer en -archivering. Traditionele methoden blijken vaak verouderd en inefficiënt, vooral voor organisaties die dagelijks grote aantallen product- en kostenfacturen verwerken. Dit geldt in het bijzonder voor distributeurs, servicecentra, verkopers van auto- en landbouwmachines en elektronicaleveranciers, die te maken hebben met talrijke leveranciers en uiteenlopende documentformaten. Veel van deze facturen bevatten bovendien uitgebreide productgegevens die anders handmatig moeten worden ingevoerd.

Een bedrijf dat deze uitdagingen met succes heeft aangepakt, is "DOJUS Agro", een leverancier van landbouw- en bosbouwapparatuur, onderdelen en bijbehorende diensten. Dit artikel belicht hun reis naar digitaal factuurbeheer en deelt de waardevolle lessen die zij tijdens dit proces hebben geleerd.

"DOJUS Agro" reis naar digitale transformatie

Voordat "DOJUS Agro aan hun digitale transformatie begon, stond het bedrijf voor aanzienlijke uitdagingen bij het beheren van een groot volume facturen. Met tal van leveranciers verspreid over verschillende landen verwerkte het bedrijf maandelijks duizenden product- en kostenfacturen. Het merendeel van deze facturen werd ontvangen in PDF- of papieren formaat, wat handmatige invoer in systemen en fysieke archivering vereiste. Dit arbeidsintensieve proces was tijdrovend, foutgevoelig, verhoogde de operationele kosten en bemoeilijkte het verbeteren van de efficiëntie.

Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, ging "DOJUS Agro" een partnerschap aan met Unifiedpost (nu Banqup) om een allesomvattende oplossing voor hun factuurverwerkingsproces te implementeren.

Een uitgebreide digitaliseringsoplossing voor facturen

Banqup leverde een op maat gemaakte oplossing die speciaal is ontworpen om tegemoet te komen aan de unieke behoeften van "DOJUS Agro":

• Elektronische gegevensuitwisseling (EDI):
  Leveranciers die elektronische facturen kunnen sturen, werden geïntegreerd in het EDI-systeem. Dit zorgde voor een soepele gegevensuitwisseling en verminderde de noodzaak voor handmatige invoer, vooral belangrijk voor productfacturen.

• Conversiediensten:
  Voor leveranciers die facturen in niet-standaard formaten verzenden, bood Banqup conversiediensten aan om deze documenten om te zetten naar formaten die compatibel zijn met de systemen van "DOJUS Agro".

• Digitaliseringsdiensten:
  Facturen die alleen als PDF beschikbaar waren, werden gedigitaliseerd in het Banqup-centrum, waardoor ze behandeld konden worden alsof het echte elektronische facturen waren.

• Digitale archivering:
  Alle facturen, ongeacht het oorspronkelijke formaat, werden opgeslagen in een uniform digitaal archiefsysteem, waardoor medewerkers en auditors documenten snel konden terugvinden op basis van leverancier, datum of factuurnummer.

• Aankoopfactuurbeheersysteem:
  Dit systeem beheert uitgavenfacturen, automatiseert het goedkeuringsproces en verdeelt kosten efficiënt binnen het bedrijf.

Door deze holistische aanpak heeft "DOJUS Agro" de handmatige processen drastisch kunnen verminderen, waardoor de operationele efficiëntie aanzienlijk is verbeterd.

Uitdagingen en oplossingen in het digitaliseringsproces

Zoals bij elke grote verandering, verliep de overgang naar digitale facturen niet zonder uitdagingen. Een van de belangrijkste obstakels was het overtuigen van leveranciers om elektronische facturatie te omarmen. "DOJUS Agro" stuitte op weerstand van sommige leveranciers die gewend waren aan traditionele factureringspraktijken. Om dit te overwinnen, werkte het bedrijf nauw samen met leveranciers, legde de voordelen van het proces voor beide partijen uit en bood training en advies om een soepele overgang te waarborgen.

Intern waren er ook uitdagingen. Medewerkers die gewend waren aan handmatige processen hadden tijd en ondersteuning nodig om zich aan te passen aan de nieuwe systemen. In eerste instantie testte een selecte groep medewerkers het nieuwe systeem, verkende de mogelijkheden en deelde, nadat het proces was gevalideerd, hun expertise met andere collega’s. "Banqup" (voorheen Unifiedpost) en "DOJUS Agro" verzorgden daarnaast uitgebreide training en hielden de overgang nauwlettend in de gaten om een soepele implementatie te waarborgen.

De voordelen van digitaal factuurbeheer

Ondanks deze uitdagingen heeft "DOJUS Agro" al aanzienlijke voordelen van digitalisering waargenomen. Volgens Renata Narbutaitė-Bujavičienė, Chief Financial Officer van het bedrijf, wordt 99% van de kostenfacturen nu digitaal beheerd. Bovendien wordt ongeveer 75% van de productfacturen van belangrijke leveranciers ontvangen via het EDI-systeem. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke vermindering van de verwerkingstijd van documenten en fouten, wat resulteert in kostenbesparingen en verbeterde relaties met leveranciers.

Bovendien heeft het digitale archief de behoefte aan fysieke opslag verminderd, waardoor waardevolle kantoorruimte en middelen beschikbaar komen.

Lessen geleerd en toekomstplannen

Tijdens hun digitaliseringsreis heeft "DOJUS Agro" verschillende belangrijke lessen geleerd en gedeeld. Een van de belangrijkste inzichten is het belang van het betrekken van alle belanghebbenden, zowel intern als extern. Door iedereen bij het proces te betrekken en de benodigde ondersteuning en training te bieden, kunnen bedrijven uitdagingen overwinnen en een succesvolle overgang realiseren.

De transformatie bij "DOJUS Agro" is nog steeds gaande, en het bedrijf is van plan om geleidelijk meer van hun vaste leveranciers in het systeem te integreren. Hun doel is om minstens 95% van de inkoopfacturen met behulp van "Banqup" (voorheen Unifiedpost) oplossingen te verwerken.

Vooruitkijkend is "DOJUS Agro" van plan om hun processen verder te verfijnen, nieuwe technologieën en methoden te verkennen om de operaties te optimaliseren en de efficiëntie verder te verbeteren.

De ervaring van "DOJUS Agro" benadrukt het toenemende belang van digitale oplossingen bij het beheren van bedrijfsprocessen. Voor B2B-bedrijven biedt het digitaliseren van factuurbeheer tal van voordelen, zoals hogere efficiëntie, kostenbesparingen, verbeterde nauwkeurigheid en betere naleving van de wetgeving. Door hun digitale transformatie zorgvuldig te plannen en uitdagingen proactief aan te pakken, kunnen bedrijven deze overgang succesvol doorlopen en hun langetermijndoelen bereiken.