Le mandat de facturation électronique en Belgique expliqué par Stefanie Dreher de KPMG

Lors de notre récent webinaire, notre conférencière invitée, Stefanie Dreher de KPMG, a donné un aperçu détaillé de la réglementation belge sur la facturation électronique et des étapes que les entreprises doivent suivre pour se préparer. Voici quelques points clés à retenir de ce webinaire.

Alors que la Belgique se prépare pour son Mandat de facturation électronique, devant commencer le 1er janvier 2026Les entreprises se préparent à un changement significatif. Le mandat, bien qu'il soit distinct du ViDA européen,TVA à l'ère numériqueL'initiative, qui découle des mêmes défis et vise à moderniser la déclaration de TVA tout en réduisant la fraude en Europe. Il est donc intéressant de jeter un bref coup d'œil à ViDA pour avoir un contexte.

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Pourquoi ViDA ? 

L'objectif principal de ViDA est d'améliorer l'inefficacité de la TVA et de minimiser la fraude à la TVA. En améliorant la transparence, en garantissant des déclarations plus précises et en favorisant l'échange numérique d'informations relatives à la TVA entre les entreprises et les autorités fiscales, le système vise à contribuer de manière significative à combler l'écart de TVA, qui coûte des milliards d'euros de revenus perdus à l'UE chaque année. Plus précisément, cela sera fait par :

• Mettre en œuvre la déclaration de TVA numérique en temps réel ou quasi réel (connue sous le nom de DRR) pour surveiller les transactions de manière plus efficace.

• Obliger la facturation électronique comme moyen standardisé de facturation pour les transactions devant être déclarées dans le DRR (transactions intra-communautaires et en report d'impôt).

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Bien que ViDA n'ait pas encore été adopté et que les délais finaux doivent être confirmés, la date limite de la Belgique pour la facturation électronique domestique en 2026 n'est que le début, d'autres pays étant susceptibles de suivre, poussés par l'initiative.

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La facturation électronique devient la norme.

La Belgique se prépare à rendre la facturation électronique obligatoire dans le contexte B2B d'ici le 1er janvier 2026. Contrairement aux transactions B2C, qui sont exemptées de cette obligation, les factures B2B doivent suivre des directives strictes.

Malgré le fait que l'obligation soit encore soumise à l'approbation du Conseil de l'UE, qui est attendue prochainement, les experts ne prévoient aucun retard.

La clé est de passer aux factures structurées et électroniques qui peuvent être traitées automatiquement et numériquement. Cela signifie que les formats traditionnels tels que le papier et le PDF ne seront plus acceptables pour la facturation B2B dans le cadre de la nouvelle réglementation.

Mais envoyer et recevoir une facture électronique n'est que la première étape du processus. Les entreprises auront besoin d'un logiciel de comptabilité ou d'outils pour traiter ces factures automatiquement. Avoir simplement une facture électronique ne garantit pas une intégration automatique dans votre système de comptabilité - vous avez besoin de la bonne technologie pour gérer les données.

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3. Belgique et le réseau Peppol

Offrant un système à double voie aux entreprises pour se conformer à l'obligation de facturation électronique, la Belgique a choisi le réseau Peppol comme voie préférée. Peppol (Passation de marchés publics en ligne paneuropéenne) est une norme internationale qui permet l'échange sécurisé et efficace de documents électroniques.

L'utilisation de Peppol garantit que les factures sont envoyées dans un format structuré et standardisé, permettant un traitement sans heurts à travers différents systèmes. Pour les entreprises belges, se connecter à Peppol est une étape cruciale pour répondre à l'obligation de facturation électronique. Les entreprises peuvent choisir de se connecter directement via leurs systèmes ERP ou utiliser des fournisseurs tiers comme Unifiedpost Group pour accéder au réseau Peppol.

Cependant, la participation au réseau Peppol n'est pas obligatoire. Dans le cadre de l'approche à double voie adoptée par les autorités belges, les entreprises peuvent choisir une voie alternative. Dans ce cas, elles doivent convenir avec leurs partenaires commerciaux de la méthode de la facturation électronique et sont responsables de s'assurer que leurs factures sont conformes à la norme européenne. Cependant, les entreprises doivent être conscientes que même en optant pour une autre solution, elles devront de toute façon être prêtes pour Peppol.

En tirant parti de Peppol, les entreprises peuvent garantir la conformité aux exigences nationales et internationales en matière de facturation électronique, ce qui en fait une partie essentielle de la transformation numérique de la TVA.

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4. Trois critères essentiels à prendre en compte pour la facturation électronique en Belgique

Pour déterminer si vos factures entrent dans le cadre du prochain mandat belge sur la facturation électronique, il est crucial de prendre en compte trois facteurs clés : le fournisseur, le client et la transaction. Si vous cochez toutes les cases, alors vos factures sont soumises aux nouvelles exigences :

• FournisseurEn tant que fournisseur, si votre entreprise est établie en Belgique et possède un numéro de TVA belge, vous devez vous conformer à la réglementation. Cela s'applique également si vous faites partie d'un groupe TVA ou d'une entité étrangère ayant un établissement stable à des fins de TVA en Belgique et détenant un numéro de TVA belge.

• ClientSi votre client est un client belge enregistré à la TVA, obligé de fournir son numéro de TVA, la transaction relève du champ d'application du mandat. Il n'est pas nécessaire que le client soit établi en Belgique.

• TransactionLe mandat s'applique principalement aux transactions nationales en Belgique. Cela inclut la fourniture de biens et de services qui ont lieu dans le pays et ne franchissent pas les frontières.

Ces trois piliers aideront les entreprises à évaluer si leurs factures sont soumises aux nouvelles réglementations et à garantir la conformité avec l'obligation de facturation électronique. Une fois que vous êtes concerné, les volumes de facturation ou le chiffre d'affaires annuel de vos entreprises n'ont pas d'importance.

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Les conséquences du non-respect

Le non-respect des nouvelles règles de facturation électronique en Belgique peut entraîner un certain nombre de conséquences négatives pour votre entreprise. Celles-ci comprennent :

• Pénalités : Des amendes financières peuvent être imposées pour l'émission de factures non conformes.

• Problèmes de récupération de la TVA : Les clients peuvent rencontrer des difficultés à récupérer la TVA s'ils ne reçoivent pas les bonnes factures électroniques.

• Retards de paiement ou non-paiement : Les factures qui ne respectent pas les nouvelles exigences peuvent entraîner le refus de paiement par les clients, affectant ainsi la trésorerie de votre entreprise.

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En premier lieu : mener une étude de cadrage

Notre conférencière invitée, Stefanie Dreher de KPMG, a souligné l'importance de réaliser un exercice de cadrage à la fois pour les achats et les ventes de votre entreprise, qui devrait inclure :

• Vérification du statut d'inscription à la TVA en Belgique en tant que fournisseur;

• Vérification du statut d'enregistrement TVA de vos clients et fournisseurs en Belgique;

• Vérification de la nature et du lieu de fourniture de vos biens et services achetés et vendus.

Comme mentionné ci-dessus, les trois cases doivent être cochées pour confirmer qu'une facture est soumise à l'obligation de facturation électronique.

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7. Pour commencer : étapes clés pour se préparer à la facturation électronique

Pour se préparer à la réglementation belge sur la facturation électronique, les entreprises doivent suivre quelques étapes critiques :

• Collecte d'informations : Commencez par comprendre les derniers développements de la facturation électronique en Belgique et dans d'autres pays de l'UE, en particulier si votre entreprise opère à l'échelle internationale. Réalisez une évaluation de l'impact pour déterminer comment ces réglementations affecteront vos opérations.

• Gouvernance : Évaluez en interne qui doit être impliqué, des parties prenantes clés aux décideurs. Vous devrez sécuriser les ressources et le budget nécessaires pour mettre en œuvre les changements requis.

• Stratégie ERP/IT : Décidez comment vous intégrerez la facturation électronique dans vos processus existants. Allez-vous vous connecter directement à Peppol via votre système ERP, ou allez-vous utiliser un tiers comme Unifiedpost Group pour le faire pour vous ?

En accomplissant ces étapes importantes, vous pouvez établir des bases solides pour la conformité et garantir une transition en douceur vers la facturation électronique.

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Téléchargez notre e-guide avec 10 questions fréquemment posées sur l'obligation de facturation électronique en BelgiqueI'm sorry, but I need a text to translate into French. Please provide me with the text you would like me to translate.

Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide pour vous préparer à la prochaine période de transition, n'hésitez pas à nous contacter. Notre équipe est prête à vous aider à naviguer dans ce changement et à garantir que votre entreprise soit conforme et prête pour l'avenir.