Wat is de EN 16931-standaard?
EN 16931 is een veelgebruikte standaard voor elektronische facturering in heel Europa. Leer wat deze standaard inhoudt, welke voordelen ze biedt en hoe Europese lidstaten haar toepassen.
De EN 16931 standaard is een Europese norm die in 2017 door het Europese Comité voor Normalisatie (CEN) is opgesteld. Ze definieert de technische specificaties voor de inhoud en het formaat van elektronische facturen. Oorspronkelijk bekend als de Europese Standaard voor Elektronische Facturatie (ESI), is deze standaard later geïntegreerd in de EU-richtlijn EN 16931.
Het doel van de EN 16931 standaard is het harmoniseren vane-facturatie in de hele Europese Unie. Ze stelt een uniforme standaard vast voor het formaat, de implementatie en de specificatiecriteria van elektronische facturen waaraan alle lidstaten moeten voldoen. Door het e-facturatieproces en het factuurformaat te harmoniseren, wordt grensoverschrijdende handel en transacties binnen de EU eenvoudiger en efficiënter. De standaard is toepasbaar voor zowel zakelijke transacties met overheden (B2G) als tussen bedrijven onderling (B2B).
Wat zijn de nalevingsvereisten voor de EN 16931-standaard?
De Europese Commissie geeft details over drie gebieden binnen de EN 16931-standaard, die essentieel zijn voor een soepele uitwisseling van e-facturen binnen de EU:
Het factuurdocument
De implementatie
De specificatie
Het factuurdocument
Om te voldoen aan de EN 16931-standaard moet een elektronische factuur voldoen aan de regels die zijn vastgelegd in de CORE-factuur of de CIUS (Core Invoice Usage Specifications) waarop deze is gebaseerd. Dit garandeert dat het factuurdocument correct gestructureerd is en interoperabel blijft binnen de EU.
"CORE" vertegenwoordigt het kernfactuurdatamodel zoals gedefinieerd in de Europese norm (EN) 16931-1. Het omvat de essentiële elementen van een factuur en biedt een syntaxis-onafhankelijk kader voor het vastleggen van factuureisen.
"CIUS" staat voor Core Invoice Usage Specification en is een uitbreiding van het kernfactuurdatamodel. CIUS definieert en verfijnt de factureringsnorm verder, waardoor aanvullende elementen en specificaties mogelijk zijn buiten het kernmodel. Zo kan elk EU-lidstaat zijn eigen CIUS opstellen om specifieke wettelijke, regelgevende en zakelijke vereisten te verwerken die niet in het kernmodel zijn opgenomen. Dit stelt landen in staat om extra elementen of specifieke formaten op te nemen die nodig zijn om te voldoen aan lokale wetgeving, zoals belastingrapportage, openbare aanbestedingen of sector-specifieke voorschriften.
Dit betekent dat een elektronische factuur alle verplichte informatie moet bevatten, gestructureerd moet zijn volgens de specificaties, de bedragen correct moet weergeven volgens de voorschriften en dat de factuurelementen alleen de toegestane waarden mogen bevatten, zoals codes.
De implementatie
De Europese Commissie geeft details over twee aspecten binnen de uitvoeringscriteria.
Allereerst moet een ontvanger die handelt volgens de wetgeving alle elektronische facturen accepteren en verwerken die voldoen aan het Europese e-factureringsstandaard CORE-gegevensmodel of een CIUS. Dit zorgt ervoor dat alle optionele informatie die door de verzender is opgenomen, zoals toegestaan door CORE of de relevante CIUS, correct wordt verwerkt en niet wordt afgewezen.
Daarnaast moet een verzender die handelt volgens de wetgeving in staat zijn om elektronische facturen te genereren die voldoen aan het Europese e-factureringsstandaard of een CIUS.
De CIUS die een specifieke verzender of ontvanger moet of kan gebruiken, kan worden beperkt door de EU-lidstaat waarin zij zijn geregistreerd, via de wettelijke goedkeuring van Richtlijn 2014/55 over elektronische facturatie bij overheidsopdrachten.
De specificatie
Wanneer een factuurdocument en de manier waarop het wordt toegepast gebaseerd zijn op een CIUS, moet die CIUS voldoen aan de criteria in sectie 4.4.2 van EN 16931 deel 1. Deze criteria zorgen ervoor dat de CIUS een subset is van CORE en alle CORE-regels volgt. Dit betekent dat iedereen die de volledige CORE kan ontvangen en verwerken, ook elke conforme CIUS kan verwerken. Het omgekeerde geldt echter niet: een ontvanger die alleen een CIUS ondersteunt, kan mogelijk geen facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan CORE of aan een andere CIUS.
Wat zijn de voordelen van het aannemen van de EN 16931 standaard?
Één enkele standaard zorgt voor eenvoudigere interoperabiliteit, geldigheid en integriteit van elektronische facturen, waardoor grensoverschrijdende handel wordt vergemakkelijkt doordat e-facturen in alle EU-lidstaten aan dezelfde vereisten voldoen. Door één formaat te gebruiken, kunnen bedrijven binnen de Europese lidstaten verwerkingsfouten aanzienlijk verminderen, wat leidt tot snellere betalingscycli en grotere operationele efficiëntie. Één standaard betekent één verwerkingsformaat, waardoor bedrijven elektronische facturen eenvoudig in hun boekhoudsystemen en ERP-oplossingen kunnen verwerken voor verdere afhandeling en betaling, terwijl de noodzaak voor handmatige interventie en het risico op invoerfouten worden verminderd.
Hoewel de EN 16931-standaard duidelijke voordelen heeft, zijn er nog steeds variaties van de standaard die in de lidstaten worden gebruikt.
Het gebruik van de EN 16931 standaard
De EN 16931-standaard kan worden toegepast met behulp van de Universal Business Language (UBL) of Cross-Industry Invoice (CII) formaten, evenals lokale formaten (CIUS) zoals FatturaPA in Italië of Factur-X in Frankrijk. Conforme formaten zijn ontworpen om te voldoen aan de criteria die in de standaard zijn vastgesteld en stellen bedrijven in staat om elektronische facturen te genereren en uit te wisselen die in lijn zijn met de wetgeving.
Maar waarom bestaan er variaties?
De EN 16931-standaard vergemakkelijkt het gebruik van verschillende syntaxen. De standaard fungeert als richtlijn om te waarborgen dat specifieke opmaak-, implementatie- en specificatiecriteria in lijn met de wetgeving worden gevolgd, terwijl lidstaten de flexibiliteit hebben om de standaard aan te passen aan hun eigen behoeften, zoals belastingvereisten, zakelijke behoeften en technologische mogelijkheden. Hieronder staan enkele van de meest gebruikte formaten:
Factur-X
Dit is een gestandaardiseerd elektronisch facturatieformaat dat zowel een PDF-bestand als een XML-bestand bevat. Het wordt gebruikt voor het uitwisselen van factuurgegevens tussen bedrijven en hun klanten. Factur-X combineert de voordelen van een visueel aantrekkelijke PDF-factuur met de gestructureerde gegevens van een XML-bestand, waardoor het efficiënt en eenvoudig te verwerken is. Het is identiek aan het Duitse equivalent, voorheen bekend als ZUGFeRD.FatturaPA:
Dit is het officiële formaat voor elektronische facturen in Italië. Het is oorspronkelijk ontworpen voor transacties met overheidsinstanties en later uitgebreid naar alle transacties tussen bedrijven (B2B) en tussen bedrijven en consumenten (B2C). Het formaat is gebaseerd op XML en bevat een vooraf gedefinieerde set gegevenselementen, waardoor consistentie en naleving van de Italiaanse wetgeving wordt gegarandeerd.Andere lokale formaten:
Naast de bovenstaande voorbeelden kunnen bedrijven ook lokale of branche-specifieke formaten gebruiken die zijn afgestemd op hun operationele behoeften. Deze formaten zijn gebaseerd op regionale voorschriften, branche-standaarden of specifieke zakelijke vereisten.
Door een verscheidenheid aan formaten aan te bieden voor de toepassing van de EN 16931-standaard, hebben bedrijven de flexibiliteit om de meest geschikte optie te kiezen op basis van hun interne systemen, de voorkeuren van handelspartners en de vereisten volgens de wet. Het verkennen van deze variaties kan bedrijven helpen hun factureringsprocessen te optimaliseren en een soepele interoperabiliteit met partners in verschillende sectoren en regio's te waarborgen.
Begrijp nog meer over elektronisch factureren
Het begrijpen van elektronische facturatie kan complex zijn, daarom maken we het bij Banqup (voorheen Unifiedpost) eenvoudiger voor u.
Om te beginnen met elektronische facturatie, het gebruik ervan in heel Europa en de variaties in formaten en processen, kunt u onze on-demand webinar Introductie tot Elektronische Facturatie en Belastingsnaleving bekijken. Verken de basisprincipes van e-facturatie en ontdek hoe het in de praktijk wordt toegepast, zowel in Europa als wereldwijd.
