Wat is de EN 16931 standaard?
Dit artikel werd voor het laatst bijgewerkt op 11 november 2025 om de formele goedkeuring en B2B-specifieke details van de vernieuwde EN 16931-1:2025-norm voor e-facturatie weer te geven.
E-facturatiestandaarden zijn te vergelijken met een gemeenschappelijke taal voor bedrijven. Ze zorgen ervoor dat elektronische facturen (e-facturen), of ze nu worden verstuurd door een leverancier in het ene land of ontvangen door een koper in een ander land, probleemloos kunnen worden doorgegeven en verwerkt. Door vast te leggen hoe facturen gestructureerd en geformatteerd moeten worden, zorgen standaarden zoals EN 16931 ervoor dat verschillende boekhoud- en ERP-systemen met elkaar kunnen “communiceren” en zo voldoen aan regelgeving, beveiliging en interoperabiliteit tussen handelspartners.
Wat is de EN 16931-standaard?
De EN 16931-standaard is een Europese norm die de technische specificaties vastlegt voor de inhoud en het formaat van elektronische facturen. De norm werd oorspronkelijk in 2017 door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN) ingevoerd als EN 16931-1:2017 en was in eerste instantie bedoeld voor business-to-government (B2G) transacties. Sindsdien is de norm geëvolueerd en geactualiseerd. Recent keurde CEN een vernieuwde semantische standaard goed: EN 16931-1:2025, specifiek aangepast voor business-to-business (B2B) transacties. Deze ondersteunt de nieuwe Digital Reporting Requirements (DRR) onder ViDA en zal de versie van 2017 vervangen. De publicatie wordt verwacht tegen mei 2026.
Het doel van de standaard is het harmoniseren van elektronische facturatie binnen de Europese Unie, wat betekent dat lidstaten een gestandaardiseerd formaat, implementatie- en specificatiecriteria moeten volgen. Door het e-factuurformaat en de implementatie te harmoniseren, kunnen lidstaten grensoverschrijdende handel en transacties gemakkelijker faciliteren. Bovendien wordt de standaard verplicht voor alle intracommunautaire B2B-transacties vanaf 1 juli 2030.
Wat zijn de nalevingsniveaus voor de EN 16931-standaard?
De Europese Commissie onderscheidt drie gebieden die samen de EN 16931-standaard vormen, elk essentieel voor een vlotte uitwisseling van e-facturen binnen de EU:
Het factuurdocument
De implementatie
De specificatie
Het factuurdocument
Om compliant te zijn met de standaard, moet het elektronische factuurdocument voldoen aan de regels die zijn vastgelegd voor de CORE-factuur of de CIUS (Core Invoice Usage Specifications) waarop het gebaseerd is.
“CORE” vertegenwoordigt het kern-factuurdatamodel dat gedefinieerd is in de Europese Norm EN 16931-1. Het omvat de essentiële elementen van een factuur en biedt een syntax-onafhankelijk kader voor het definiëren van factuurvereisten.
“CIUS” staat voor Core Invoice Usage Specification, een uitbreiding op het kernmodel. CIUS verfijnt en specificeert de facturatienorm verder en laat bijkomende gegevens of vereisten toe. Elke EU-lidstaat kan bijvoorbeeld zijn eigen CIUS definiëren om nationale wettelijke, regelgevende of zakelijke vereisten op te nemen die niet door de CORE worden gedekt — zoals fiscale rapportering of overheidsopdrachten. Voorbeelden zijn:
FatturaPA (Italië)
XRechnung (Duitsland)
Factur-X (Frankrijk)
Dit betekent dat de elektronische factuur alle verplichte informatie moet bevatten, gestructureerd moet zijn zoals voorgeschreven, bedragen correct moeten worden berekend, en dat alle elementen uitsluitend toegestane waarden (zoals codes) mogen bevatten.
De implementatie
Binnen de implementatiecriteria benadrukt de Europese Commissie twee aspecten:
Een compliant ontvanger moet alle facturen accepteren en verwerken die voldoen aan het CORE-datamodel of aan een CIUS. Dit garandeert dat optionele informatie die door de verzender wordt toegevoegd (zoals toegestaan door CORE of de relevante CIUS) correct wordt verwerkt en niet onterecht wordt geweigerd.
Een compliant verzender moet elektronische facturen kunnen genereren die voldoen aan de Europese e-facturatiestandaard of aan een CIUS.
De CIUS die een verzender of ontvanger moet of mag gebruiken, kan worden beperkt door de EU-lidstaat waarin zij zijn geregistreerd, op basis van de nationale implementatie van Richtlijn 2014/55 betreffende elektronische facturatie in overheidsopdrachten.
De specificatie
Wanneer een factuurdocument en de bijbehorende implementatie gebaseerd zijn op een CIUS, moet deze CIUS voldoen aan de criteria in sectie 4.4.2 van EN 16931 deel 1. Simpel gezegd: een CIUS moet een juridisch en conform subset zijn van het CORE-model. Hierdoor kan elk systeem dat het volledige CORE-model ondersteunt ook een CIUS verwerken. Omgekeerd kan een systeem dat enkel op een CIUS is afgestemd, mogelijk niet het volledige CORE-model of een andere CIUS verwerken.
Belangrijke updates van de Europese standaard EN 16931-1:2025 voor B2B
De herziening van de semantische standaard EN 16931-1:2025 bevat specifieke wijzigingen om B2B-transacties en de ViDA-voorstellen voor digitale rapportering te ondersteunen. Enkele belangrijke updates:
Nieuwe factuurgegevens: mogelijkheid om IBAN-bankgegevens op te nemen, vermelding van het gebruik van triangulatievereenvoudiging (waar relevant), en toevoeging van correctieve factuurnummering.
Transactieondersteuning: verbeteringen voor herhaalde of meervoudige bestellingen, kortingen voor vroegtijdige betaling / boetes voor late betaling en het verwerken van wisselkoersinformatie.
BTW-regelingen: bredere ondersteuning voor vrijgestelde leveringen en nationale speciale btw-regimes (bijv. margeregelingen).
Wat zijn de voordelen van het toepassen van de EN 16931-standaard?
Eén enkele standaard creëert eenvoud, interoperabiliteit, geldigheid en integriteit van elektronische facturen, wat grensoverschrijdende handel vereenvoudigt doordat e-facturen dezelfde vereisten volgen in alle EU-lidstaten. Door één formaat te hanteren, kunnen bedrijven fouten in de verwerking aanzienlijk verminderen, wat leidt tot snellere betalingscycli en een hogere operationele efficiëntie. Eén standaard betekent één verwerkingsformaat, waardoor bedrijven e-facturen vlotter in hun boekhoud- en ERP-systemen kunnen verwerken. Dit vermindert de behoefte aan handmatige interventie en het risico op fouten.
Hoewel EN 16931 duidelijke voordelen biedt, bestaan er nog steeds variaties tussen lidstaten.
Het gebruik van de EN 16931 standaard
De EN 16931-standaard kan worden geïmplementeerd met Universal Business Language (UBL) of Cross-Industry Invoice (CII), maar ook via lokale formaten (CIUS) zoals FatturaPA (Italië) of Factur-X (Frankrijk). Deze formaten voldoen aan de criteria van de standaard en stellen bedrijven in staat om compliant elektronische facturen te genereren en uit te wisselen.
Maar waarom bestaan er variaties?
De norm laat meerdere syntaxes toe. EN 16931 fungeert als richtlijn die bepaalt dat bepaalde format-, implementatie- en specificatiecriteria moeten worden gevolgd, maar biedt tegelijk flexibiliteit voor lidstaten om nationale behoeften op te nemen, zoals btw-regels, zakelijke gewoontes en technische vereisten.
Veelgebruikte formaten zijn o.a.:
CORE-conforme formaten (UBL/CII):
Dit zijn de primaire syntaxes voor het implementeren van het CORE-datamodel.Nationale CIUS/lokale formaten:
Dit zijn op landen gebaseerde implementaties die gebaseerd zijn op en voldoen aan de EN 16931-standaard, zoals:Factur-X (Frankrijk/Duitsland – voorheen ZUGFeRD): een hybride formaat met zowel PDF (leesbaar) als XML (machineleesbaar) in één document.
FatturaPA (Italië): verplicht formaat voor B2G, B2B en B2C facturen in Italië.
CIUS-PT (Portugal): nationale implementatie voor overheidsopdrachten.
Andere lokale formaten:
Bedrijven kunnen daarnaast sector- of regiogebonden formaten gebruiken die aansluiten op specifieke wettelijke of zakelijke vereisten.
Door deze variatie aan formaten kunnen bedrijven het model kiezen dat het beste aansluit bij hun systemen, voorkeuren van handelspartners en wettelijke verplichtingen. Dit helpt organisaties hun facturatieprocessen te optimaliseren en vlotte interoperabiliteit te garanderen met partners uit verschillende sectoren en regio’s.
Meer inzicht in elektronische facturatie
Elektronische facturatie kan complex lijken — daarom maakt Banqup het voor jou eenvoudiger.
Ontdek vandaag nog onze conforme e-facturatieoplossing en neem contact op met ons lokale team voor meer informatie.
Wil je tijdig updates ontvangen over nieuwe verplichtingen en ontwikkelingen in de sector? Volg ons dan op LinkedIn.
